L’Intelligence Artificielle pour la gestion d’entreprise : optimisation et automatisation des tâches administratives et stratégiques

L'intelligence artificielle générative transforme l'efficacité opérationnelle des agences d'architecture, bien au-delà de la simple conception. La gestion administrative (réponse aux appels d'offres, rédaction de comptes-rendus, analyse de devis, gestion des emails) représente une charge de travail conséquente et chronophage.

Ce programme offre une vision pragmatique et opérationnelle des applications de l'IA pour les tâches administratives. Il couvre les aspects rédactionnels (résumer, étendre, reformuler), analytiques (analyser des CCTP, PLU, devis) et organisationnels (création d'outils sur-mesure pour automatiser les tâches).

Cette session s'adresse aux professionnels souhaitant maîtriser les outils d'IA pour optimiser leur flux de travail administratif, gagner en précision et libérer du temps pour des tâches à plus haute valeur ajoutée.

Cette formation propose un panorama clair et accessible pour comprendre les opportunités et les risques (confidentialité, fiabilité) de l'IA pour les tâches administratives et stratégiques de gestion d'entreprise :

•  Une maîtrise des techniques de "Prompt Engineering" pour la rédaction et la synthèse de documents (CRC, emails, notes).
• Une connaissance des méthodes d'analyse de documents (PDF, scans) pour interroger des CCTP, PLU ou comparer des devis.
• Une introduction à l'utilisation d'outils avancés (ex: Google AI Studio) pour créer des assistants sur-mesure.
• Un aperçu des techniques de structuration de données (extraire des tableaux) et d'analyse multimodale (images, scans).
• Une réflexion sur l'intégration de ces outils dans les flux de travail existants (messagerie, bureautique).
• Une opportunité d'échanger sur les cas d'usages spécifiques à la gestion d'agence.
• Savoir situer l’IA dans une perspective historique et technologique.
• Savoir identifier les tâches administratives éligibles à l'automatisation par l'IA.
• Maîtriser l'art de "prompter" (méthode CRFC) pour obtenir des résultats précis et exploitables.
• Savoir guider l'IA pour résumer, étendre, reformuler et structurer (listes, tableaux) n'importe quel texte.
• Appréhender l'analyse de documents complexes (PDF) et l'extraction de données à partir d'images (scans, photos).
• Savoir "nourrir" une IA avec un contexte (document) pour la rendre experte sur un sujet précis (RAG).
• Évaluer les enjeux de confidentialité et savoir sécuriser l'information de l'agence.
• Développer un "agent" IA simple (via Google AI Studio) pour un besoin récurrent.

• Qu'est-ce qu'une IA Générative (LLM) ? (Ce n'est pas un moteur de recherche).
• Opportunités (gain de temps) vs Risques (hallucinations, confidentialité).
• Point crucial : La confidentialité des données de l'agence (contrats, devis).
• L'IA comme assistant : ce qu'on peut lui confier (et ne pas lui confier).
• Point d'Insistance (Intégration) : Où vit l'IA ? (Navigateur, Outlook, Word...)

• L'Anatomie d'un Prompt Parfait : La méthode "CRFC" (Contexte, Rôle, Format, Contrainte).
• Point d'Insistance (Itération) : L'IA est une conversation. Apprendre à affiner, corriger et reformuler la réponse de l'IA.

• Prendre un long CRC -> "Fais-moi un résumé en 3 points clés."
• Prendre un long email -> "Extrais toutes les décisions prises."

• Prendre des notes brèves de réunion -> "Rédige un procès-verbal formel."
• Prendre un extrait de CCTP -> "Explique cet article simplement pour un client."
• Prendre un email client -> "Rédige un brouillon de réponse diplomate."
• Point d'Insistance (Structuration) : Le "Tableau Magique"
• "Extrais les actions du CRC dans un tableau (Action, Responsable, Date)."

• Cas Pratiques "Métier" et Analyse de Documents
• Préparer et "Nourrir" l'IA : l'importance du RAG (expliqué simplement).
• Le prompt "Base-toi uniquement sur le document que je t'ai donné pour répondre."

• Upload d'un PDF de PLU -> "Quelles sont les règles d'emprise au sol en zone UMa ?"
• "Extrais les exigences de performance acoustique du lot 12 de ce CCTP."

• Fournir 2 devis (texte) -> "Crée un tableau comparatif détaillé de ces deux devis (Poste, Prix A, Prix B, Différence)."
• Itération : "Sur quels points le devis A est-il meilleur ? Quels postes sont manquants dans le devis B ?"

• Upload d'un scan de tableau de surfaces -> "Transcris-moi ce tableau au format CSV."
• Upload d'une photo de notes manuscrites -> "Transcris ce texte et structure-le en CRC."
• Upload d'une photo de malfaçon -> "Décris ce problème technique pour un email."
• Module 4 : Devenir Autonome - Créer son Assistant sur Mesure

• La différence clé : "Prompt Système" (rôle) vs "Prompt Utilisateur" (tâche).
• Atelier "Hackathon" : Créer un "Agent Rédacteur de CRC"
• Définir le "System Prompt" ("Tu es 'Archi-Rédacteur'. Structure la sortie ainsi : 1. Participants, 2. Décisions, 3. Actions...").
• Tester avec des notes brutes pour valider l'outil.
• Projet (Atelier) : Créer un "Agent Vérificateur de Facture"
• "Tu es un vérificateur. Compare la facture (utilisateur) au devis (ci-dessous) et signale les écarts."